Das Elend mit elektronischen Kalendern

Wolfgang Sommergut über Michael Sampsons Artikel “7 Säulen der IT-gestützten Team-Produktivität“. Es stimmt. Es ist ein Elend mit der Terminplanung.

*Kalenderfunktionen sind eng mit E-Mail integriert und stehen innerhalb vieler anderer Anwendungen nicht zur Verfügung.
* Die Suche nach verfügbarer Zeit in den Kalendern von Teammitgliedern funktioniert nicht über Unternehmensgrenzen. Beispielsweise lassen sich externe Berater bei der Terminfindung nicht berücksichtigen.
* Arbeitsgruppen nutzen zwar projektbezogene Kalender in virtuellen Teamräumen, diese lassen sich aber meist nicht mit den Kalendern in den Mail-Systemen synchronisieren. Das trifft etwa auf das Verhältnis von IBMs Workplace Express und Lotus Notes zu. Der Abgleich muss manuell erfolgen.

Nunja, immerhin funktioniert eine rudimentäre One-Way-Terminkoordination zwischen IBM Lotus Team Workplace (ehemals QuickPlace) und Lotus Notes. Aber zufriedenstellend ist das allemal nicht.
Dennoch liegt das Hauptproblem keineswegs nur in den technischen Einschränkungen. Das Problem sitzt wie so oft auch vor dem Rechner. Und das bestätigt der Artikel:

* Kaum jemand nutzt den Kalender, um Teilnehmer zu einem Meeting einzuladen. Ich erhalte wahrscheinlich 95 Prozent aller Terminvorschläge für Besprechungen oder Redaktionsbesuche in Form gewöhnlicher E-Mails. Hat man sich auf ein Datum und eine Uhrzeit verständigt, dann muss ich den Termin manuell in den Kalender eintragen.
* Wenn ich Einladungen zu einer Besprechung aus meinem Kalender verschicke, reagiert nur eine Minderheit mit der ‘Annehmen/Ablehnen’-Funktion. Diese Art der Koordination würde grundsätzlich auch gut mit externen Partnern klappen, weil Notes, Outlook oder Evolution über iCalendar kommunizieren können. Häufig bekomme ich in diesem Fall als Antwort eine gewöhnliche Mail, die meine iCalendar-Daten in zitierter Form enthält.
* Die Funktion zur automatischen Suche nach freien Terminen von Meeting-Teilnehmern ist weitgehend unbekannt. Die Abstimmung erfolgt in der Regel per Mail oder Telefon.
* Es ist weithin unüblich, den Kollegen aus der eigenen Abteilung oder in einem Projekt Zugriff auf den Kalender zu gewähren. Der Einblick in private Einträge sollte dabei keine Rolle spielen, den diese lassen sich als solche markieren. Die Anderen sehen dann nur, dass der Kollege zu einer bestimmten Zeit belegt ist, aber können nicht erkennen, was er macht. Das Problem scheint eher zu sein, dass die Leute fürchten, damit den Grad ihrer Auslastung offen zu legen.

Das ist ziemlich exakt das, was ich jeden Tag auch selbst erlebe. Ich führe seit fast 10 Jahren keinen Papier-Kalender mehr. Seit der 3COM Palm Einzug in mein Büro Einzug hielt, war Schluß mit Papier. Und Lotus Notes machte ab Version 4 zumindest die unternehmensinterne Terminkoordination sehr leicht. Aber die genutzten Möglichkeiten der Terminplanung blieben immer weit hinter den technisch Möglichkeiten zurück -wie oben beschrieben. Hinzu kommt nicht nur der Unwille, Zugriff auf Kalenderdaten zu gewähren – sondern diese Kalender überhaupt zu führen. Bis heute kämpfe ich mit Kollegen, die ihre Termine nach wie vor in ihren Filofax schreiben, aber niemals den elektronischen Kalender befüttern würden. Terminplanung – nach wie vor ein Elend.