Erfolgreiches Wissensmanagement mit Domino.Doc

Artikel aus dem Notes-Magazin 6/2002

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Erfolgreiches Wissensmanagement mit Domino.Doc

Ein Dokumentenmanagemen-System, basierend auf Lotus Domino.Doc, hilft Infineon bei der Erstellung, Verwaltung und Analyse von weltweit verteilten Vertragsdaten.

Infineon ist einer der weltweit größten und schnell wachsenden Halbleiter Produzenten mit einem Umsatz von 7,2 Milliarden Euro. Mit 26 Standorten in alle Welt und Wachstumsraten von über 70% ist Infineon auf dem Weg zum Marktführer. So ist Infineon heute schon weltweit die Nummer 2 im Automotive Sector.

Die wahre Stärke von Infineon liegt aber in seiner Felxibilität, sich an die extrem schwankenden Marktverhältnisse im Halbleitermarkt anzupassen. Infineon agiert in einem weltweit vernetzten Markt mit internationalen Großkunden. Der schnelle Zugang zum weltweit verteilten Wissen ist damit der Erfolgsfaktor für Infineon. Denn das Wissen der Mitarbeiter ist das Kapital für die zukünftige Expansion.

Infineon hat sich daher frühzeit für Lotus Notes als Plattform für Wissensmanagement und Workflow-Anwendungen entschieden. Als zentrale Dokumentenmanagement Plattform wurde nach eingehender Prüfung Lotus Domino.Doc ausgewählt. Als Pilotprojekt wurde das weltweite Vertragsmanagement ausgewählt.

In diesem Bereich steht Infineon vor der Aufgabe, das Vertragsmanagement weltweit zu vereinheitlichen. Infineon und seine Kunden arbeiten weltweit – aber Verträge werden häufig lokal verhandelt und besitzen unterschiedliche Gültigkeiten und Rahmenbedingungen. Die Verfolgung dieser Aktivitäten konnte bisher nur manuell vorgenommen werden. Verträge wurden aus aller Welt per Fax oder Briefpost an die Konzernzentrale gesendet, in der die Verträge ausgewertet wurden und deren Merkmale (Meta-Daten) in Tabellen manuell erfasst wurden. Die Verträge wiederum wurden eingescannt und verloren sich in einer Verzeichnisstruktur, völlig losgelöst von der in den Tabelle enthaltenen Meta-Daten. Eine Aktualisierung und zeitnahe Pflege der Daten war so nahezu unmöglich – ganz zu schweigen von einer sicheren und zuverlässigen Verteilung der Daten via Intranet.

Die Lösung: Domino.Doc

Die K Consulting Group entwickelte im Auftrag der Infineon eine Contract Management Solution auf Basis von Lotus Domino.Doc 3.0. Diese Lösung ermöglicht es, vertrauliche Vertragsdaten in einer weltweit verteilten Umgebung allen Parteien über einen Web Browser zugänglich zu machen. Mit Hilfe der Contract Management Solution wird der gesamte Lebenszyklus eines Vertragsdokuments von der koorperativen Erstellung über Review und Freigabe bis hin zur Archivierung des Dokuments unterstützt.

Der traditionell papierbasierte Prozeß wird nun voll elektronisch abgebildet. Die Contract Management Solution ersetzt damit die papiergebundene Verteilung von Vertragsdokumenten via Hauspost, Bote oder Fax. Zudem stellt die auf Lotus Domino.Doc basierte Lösung Meta-Daten und Vertragsdokument, die bisher völlig unabhängig gespeichert und verwaltet wurden, in einen direkten Zusammenhang. Damit ist die Pflege der Daten und deren Auswertung insbesondere durch das intuitive User Interface leicht und erfordert keine Spezialkenntnisse.

Dem Entwicklungs-Projekt vorangegangen war eine intensive Analyse des Geschäftsprozesses. Der komplexe Prozeß der Vertragsverhandlung, der gemeinsamen Erstellung des Dokuments, der Review-Prozeß sowie die unterschriftsreife Freigabe des Vertrags mit den internationalen Kunden und deren Tochtergesellschaften in aller Welt wurde eine genauen Prüfung unterzogen. Dabei wurde auch bei der Porzeßbeschreibung besonderer Wert auf die Flexibilität gelegt, denn die Änderungen im Markt der Halbleiter können innerhalb kürzester Zeit dramatisch sein, sodaß der Prozeß flexibel sein muß – und damit auch das eingesetzte Tool flexibel an neue Gegebenheiten angepaßt werden muß

Only the fast will survive – schneller Wandel der Anforderungen im Halbleitermarkt

Insbesondere die zahlreichen M&A Prozesse in der Halbleiter-Branche und bei deren großen Kunden machen das Vertragsmanagement immer schwieriger. Infineon muß die Vertragsaktivitäten für ein und den selben Kunden auf drei Kontinenten überwachen. Dabei muß besonders darauf geachtet werden, unterschiedliche Vertragsbedingungen bei den verschiedenen Vertragspartnern aus einem Haus und aus den Tochtergesellschaften zu vermeiden.

Aber nicht nur die Überwachung der komplexen Vertragsaktivitäten in einer schnell sich verändernden Umgebung ist überlebenswichtig. Auch der Erstellungs- und Freigabeprozeß muß entsprechend schnell vor sich gehen. Die Erstellungs- und Freigabezeiten müssen dramatisch verkürzt werden. Mi dem traditionell papierbasierten prozeß eine schier unmögliche Aufgabe.

Durch die Einführung der Contract Management Solution auf Basis von Lotus Domino.Doc konnten die Durchlaufzeiten dramatisch reduziert werden, da keine Meidenbrüche den Prozeß mehr behinderten. Alle Mitarbeiter sind unabhängig von Ort und Zeit in den Prozeß eingebunden und können damit den Prozeß extrem beschleunigen.

Nahtlose Integration papiergebundener Information

Vertragsdokumente sind nur gültig, wenn diese auch in unterzeichneter Form vorliegen. Papier kann also an dieser Stelle nicht vermieden werden. Durch den Einsaz von Lotus/Xerox KnowledgeShare, einer Lösung, die Lotus Domino.Doc und die Scanner-Lösung von Xerox integriert, werden die Vertragsdokumente als PDF direkt vom Scanner in das Contract Mangament System übertragen.

Damit enthält das System die Meta-Daten, die originalen Text-Dateien sowie die eingescannten unterschriebenen Vertragsdokumente auf einen Blick.

Alle Informationen werden am Ende des Lebenszyklus in ein Archivsystem übertragen. Die K Consulting Group nutzt dafür die bereits vordefinierten Archiv-Schnittstellen von Lotus Domino.Doc zur Anbindung des bei Infineon eingesetzten Archiv-Systems SAPERION.

Projektmanagement als Erfolgsfaktor

Ausschlaggebend für den Erfolg eines weltweiten Projekts ist die Zusammenstellung und Führung des multinationalen Projektteams. Schlüsselfaktoren sind dabei u.a die Einbindung aller beteiligten Mitarbeiter, die genaue Analyse der Prozesse und nicht zuletzt der erklärte Wille des Managements, die Prozesse da zu ändern, wo es notwendig ist und die neuen Prozesse aktiv mit zu implementieren. Ohne Top-Management Unterstützung ist ein derartiges Projekt zum scheitern verurteilt. Wie bei vielen IT Projekten muß insbesondere das Projektmanagement dem weit verbreiteten Glauben entgegentreten, daß das neue Tool auch die Frage des Prozesses löst. Ein IT Tool kann aber nur bereits abgestimmte Prozesse abbilden und unterstützen, organisatorische Unklarheiten kann es nicht lösen.

Die Herausforderungen konnten durch den Einsatz erfahrener Consultants der K Consulting Group und durch die Zusammenstellung des Projektteams gemeistert werden. Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Die Mitarbeiter bei Infineon schätzen die intuitive Arbeitsweise mit dem Tool und die Verfügbarkeit der Informationen an jedem Ort zu jeder Zeit.

“Durch den Einsatz von Domino.Doc können wir alle Versionen von Verträgen, die jeweiligen Änderungen und die entgültigen Versionen verfolgen. Jeder, der im Prozeß der Vertragsentstehung und Verhandlung beteiligt ist, kann sofort erkennen, wann der Vertrag geändert wurde, wer den Vertrag bearbeitet hat und wann dies geschehen ist”, sagt Hans-Werner Schroer, Funktion bei Infineon.

Für die Zukunft sind eine Reihe weiterer Projekte geplant, die das Dokumentenmanagement und damit das Wissensmanagement bei Infineon optimieren werden. Die Plattform Lotus Domino.Doc und die Zusammenarbeit mit der K Consulting Group haben zu dem Erfolg beigetragen.

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