Offene Quellen – Open Source Archiv für Lotus Domino

Ankündigung des Open Source basierten Archiv-Kerns der XCOM AG aus dem Notes Magazin 08/2004

Offene Quellen – Open Source Archiv für Lotus Domino
von Alexander Kluge

Wachsende Dokumenten-Datenbanken, E-Mail Flut und strengere Rechtsvorschriften zwingen Unternehmen, die Archivierung geschäftskritischer Daten mit hoher Priorität anzugehen. Das Thema ist komplex, die Kosten oft unerschwinglich hoch und die Rechtslage unsicher.

„Es besteht Handlungsbedarf“, fasst Matthias Stefan, IT Leiter eines mittelständischen Finanzinstituts, die Situation rund um das Thema Archivierung zusammen. Das exponentielle Wachstum der Datenbanken erfordert immer größeren Speicherplatz, mit dem Nachrüsten der Server kommt Matthias Stefan kaum nach. Neben dem reinen Speicherplatz-Problem nennt er aber vor allem die rechtlichen und organisatorischen Anforderungen, die das Thema Archivierung treiben.

Denn seit GoBS und GDPdU-Verordnung den Unternehmen vorschreiben, bei Bedarf den Prüfern des Bundesfinanzministeriums eine DV-unterstützte Prüfung der geschäftsrelevanten Unterlagen zu gewähren, steht das Thema Archivierung oben auf der Tagesordnung. Nach diesen Vorschriften sind elektronische Dokumente, die steuerrelevant sein könnten, in einer Form vorzuhalten, die es dem Prüfer ermöglicht, diese Dokumente zu recherchieren und auszuwerten. Die Dokumente sollen mit nicht modifizierbaren Indexbegriffen versehen werden und sind unveränderbar abzulegen. Für Unternehmen, die in USA börsennotiert sind, kommen noch die Vorschriften des Sarbanes-Oxley-Acts (SOX) hinzu, der nach den großen Börsenskandalen von Enron und Worldcom für die lückenlose Dokumentation der elektronischen Vorgänge sorgen soll.

Recherchiert man die Lösungen im Bereich Archivierung, so trifft man auf eine unüberschaubare Anzahl von Produkten und Anbietern. Aufgrund der geschäftskritischen Dimension des Themas Archivierung und der langfristigen Perspektive – die Aufbewahrungspflichten reichen je nach Fall über 10 Jahre hinaus – scheiden proprietäre Systeme kleiner Anbieter häufig von vornherein aus. Große Archivierungsspezialisten hingegen lassen sich ihre Systeme teuer bezahlen und sprengen häufig das Budget eines mittelständischen Unternehmens.

Das XCOM Archivsystem

Die XCOM AG hat aus der Not eine Tugend gemacht. Im Zuge des Erwerbs der e*Trade Bank AG stand die XCOM AG vor der Herausforderung, die jährlichen Wartungskosten für das eingesetzte System eines führenden Archiv-Anbieters von rund EUR 200.000,00 auf ein Minimum zu begrenzen. Da alle wesentlichen Komponenten für ein Archiv-System bereits in eigenen Entwicklungen vorhanden war, entschloss sich die XCOM AG, ein eigenes Archiv-System zu entwickeln und einzusetzen. Dabei mussten die besonders strengen Vorschriften im Banken- und Finanzdienstleisterbereich erfüllt werden.

Zielsetzung war die Entwicklung eines Archiv-Kerns, der vollständig auf Open Source-Elementen basiert, da sich die XCOM AG bereits frühzeitig zu einem der erfahrensten Dienstleister im Bereich Open Source Software entwickelt hat. Fast alle Produkte der XCOM AG basieren mittlerweile auf Open Source Komponenten. Die XCOM AG unterstützt und berät Unternehmen seit mehreren Jahren bei Validierung, Integration, Test und Support der unüberschaubar großen Anzahl an Open Source Softwarelösungen.

Neben der Wiederverwertbarkeit der Lösung in unterschiedlichen Geschäftsprozessen lag die Priorität auch auf der Nutzung von offenen Standardschnittstellen, um am Markt gängige Software-Systeme anzubinden. Aus den Anforderungen wurden die folgenden Ziele für die Entwicklung abgeleitet:

  • System mit allen Standardarchivierungsfunktionen
  • Anwendungsunabhängige Dokumentenablage
  • Implementierung von Backup-/Recovery-Mechanismen zum Schutz vor Datenverlust bzw. zur Datenwiederherstellung (Desasterrecovery/Notfallplanung),
  • Rechteverwaltung (Zertifikat/Signatur)
  • Einhaltung von Sicherheitsaspekten, Zugriffsprotokollierung
  • Sicherstellung anforderungsabhängiger Systemverfügbarkeit
  • Mandantenfähigkeit
  • Wartungsarmes System für einen kostengünstigen Betrieb
  • Applikation basierend auf Open-Source-Software und lauffähig auf einem frei verfügbaren Betriebssystem
  • Bereits nach kurzer Entwicklungszeit stand ein System zur Verfügung, das alle wesentlichen Anforderungen erfüllte. Originaldokumente und die in XML-Dateien abgelegten Metadaten werden alternativ in offenen oder LZW-komprimierten Ordnern in das Dateisystem geschrieben. Zeitstempel und Prüfsummen sichern die rechtsichere Ablage. Das System basiert vollständig auf Open Source-Komponenten, als Betriebssystem dient Linux, die Archiv-Datenbank basiert auf PostgreSQL, der Applikationsserver ist JBOSS.

    Im Punkt Skalierbarkeit wurde das System im Bankbetrieb getestet und bei einem Volumen von über 10.000 Dokumenten pro Tag auf eine hohe Verfügbarkeit hin angepasst.

    Als Schnittstellenprotokolle bietet das XCOM Archiv System sowohl SOAP (Simple Object Access Protocol) als auch Java RMI (Remote Method Invocation). Die Anbindung an beliebige Software-Systeme kann somit problemlos erfolgen.

    Archivierung von Lotus Notes Datenbanken mit dem XCOM Archivkern

    Die XCOM AG als IBM Premier Partner beschäftigt sich seit über 10 Jahren mit Produkten und Lösungen rund um das Thema Lotus Notes. So war es nahe liegend, auch eine entsprechende Schnittstelle von Lotus Notes zum XCOM Archivkern zu schaffen.

    Insbesondere im Bereich Mail-Archivierung drückt nämlich vielen Unternehmen der Schuh. Studien zeigen, dass bis zu 35 Prozent der geschäftskritischen Korrespondenz in E-Mail-Form vorliegen und nicht strukturiert abgelegt werden. E-Mails können dabei sowohl steuerliche als auch rechtliche Relevanz haben, wie prominente Prozesse, insbesondere um Microsofts Monopolstellung in den USA, gezeigt haben. Auch in Bezug auf die Aufbewahrungspflichten für E-Mails werden die wesentlich härteren Vorschriften aus den USA demnächst in ähnlicher Form auch in der EU Anwendung finden.

    Die XCOM AG bietet daher jetzt seinen Kunden an, den quelloffenen XCOM Archivkern auch für die Archivierung von beliebigen Daten aus Lotus Notes Datenbanken einzusetzen. So ist es möglich, über eine externe Schnittstellen beliebige Notes-Dokumente wie e-Mails, Korrespondenz und Workflow-Dokumente in das Archiv hinzuzufügen, die Ablage zu parametrisieren und Dokumente abzurufen bzw. wiederherzustellen. Dabei bleibt das volle

    Rechtekonzept von Lotus Notes erhalten. Die Dokumente können im XML-Format abgespeichert und ebenso wiederhergestellt werden, alternativ stehen andere Formate wie PDF und TIF zur Verfügung.

    Die kategorisierte Ablage im Archiv erfolgt über eine Zuordnung zum jeweiligen Mandanten. Für jeden Mandanten wird ein eigenes Verzeichnis angelegt, in dem die allgemeinen Mandanteninformationen (Sicherungsinformationen, Dokumentklassen) festgelegt werden. Jedes Dokument im Archivkern ist einer definierten Dokumentenklasse zugeordnet. Dokumentenklassen beschreiben die Art und Weise, wie ein Dokument im Archiv hinterlegt wird. Das archivierte Dokument (= Datei) enthält zusätzlich Metadaten. Diese sind neben der Dokumentklasse z.B. Eigenschaften der Originaldatei, Dokumentbeschreibungen, Archiveinstellungen wie Archivierungsdauer sowie generische Parameter, die z.B. Felddaten aus den jeweiligen Notes-Dokumenten enthalten können, um die Klassifizierung und Suche im Archiv selbst zu erleichtern.

    Der Archivierungsvorgang aus Lotus Notes

    Dokumente werden beim Hinzufügen zum Archiv sowohl dem Mandanten als auch einer Dokumentenklasse zugeordnet. Sie erben alle Standard- und generischen Eigenschaften dieser Klasse. Die Archivierungsdauer (Verbleib im Archiv sowie Verfügbarkeit im Online-Zugriff) bestimmt sich aus den Vorgaben in der Dokumentenklassenbeschreibung. Beim Archivierungsvorgang werden die Dokumente stets mit einer intern berechneten Prüfsumme hinterlegt, um spätere Modifikationen auszuschließen.

    Manuell gesteuerte Archivierung

    Nach Abschluss des initialen Archivierungsvorgangs können die elektronischen Originaldokumente z.B. als PDF nicht mehr geändert werden. Lediglich die Änderung von Dokumenteneigenschaften ist zulässig.

    Für den Anwender stellt sich der Vorgang transparent dar. Archivierte Dokumente können direkt aus dem Kontext der jeweiligen Applikation archiviert und wiederhergestellt werden. Die Originaldokumente werden als archiviert gekennzeichnet und die archivierten Inhalte bzw. Anhänge entfernt. Über eine spezielle Funktion können aus dem archivierten Original „Dummy-Dokument“ die gespeicherten Daten wieder zum Lesen angezeigt werden bzw. das Dokument kann wiederhergestellt werden.

    Zeitgesteuerte Archivierung

    Die zeitgesteuerte Archivierung der Dokumente, z.B. Dokumente, die älter als 2 Jahre sind, wird in der Systemadministration unter Lotus Notes für die jeweiligen Notes-Applikationen und Dokumentenarten definiert. Der Vorgang der Archivierung erfolgt automatisiert und wird protokolliert.

    Das Archiv als Gedächtnis des Unternehmens

    Neben der Implementierung eines leistungsfähigen und skalierbaren Archivsystems ist eine durchdachte Archivierungsstrategie unabdingbar. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass Dokumente aus verschiedensten Systemen im Kontext des Archivs analysiert und bereitgestellt werden. Ein umfassendes Archivierungskonzept hat aber neben der Erfüllung steuerlicher und rechtlicher Anforderungen einen weiteren großen Vorteil: Es entsteht ein System, welches sämtliche Vorgangsdaten langfristig in nicht proprietären Formaten speichert und mit entsprechenden Suchwerkzeugen zu einem wertvollen Wissenspool werden kann. Denn heute findet sich in vielen Unternehmen wertvolle Informationen fast ausschließlich in den persönlichen Mail-Datenbanken der Mitarbeiter – und diese Informationen können somit nicht ausgewertet werden. Auch vor diesem Hintergrund macht sich der XCOM Archivkern bezahlt, denn die quelloffene Architektur lässt beliebige Werkzeuge zur Auswertung der Daten zu.

    Mit dem XCOM Archivkern hat die XCOM AG die Möglichkeit geschaffen, mit vergleichsweise minimalen Kosten eine hoch performante und skalierbare Lösung für das Archiv-Problem in die Unternehmens IT zu implementieren.

    Dass immer mehr Unternehmen auch positiv über den Einsatz von quelloffener Software denken, bestätigt auch Matthias Stefan: „Der konsequente Einsatz von Open Source Technologie hat in unserem Hause zu erheblichen Kostensenkungen geführt. Mit einem spezialisierten Implementierungspartner wie der XCOM AG können Open Source Lösungen erfolgreich in die Unternehmens IT integriert werden.“

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