Ten Wheel Drive – Tyco Electronics optimiert Kommunikation und Prozesse

Quelle: http://www.groupware-online.de/texte/1684.asp

Ten Wheel Drive

In der Automobil-Branche besteht der Trend zur Zusammenarbeit mit wenigen, weltweit vertretenen Zulieferern. Um dabei bestehen zu können kaufte Tyco Electronics AMP weltweit in großem Stil Unternehmen auf. Das IT-Problem dabei war, die unterschiedlichen Gruppen der Unternehmensteile zusammen zubringen.
von Alexander Kluge

Mit einem Marktanteil von 25% ist Tyco Electronics weltweit der Marktführer bei der Zulieferung von elektromechanischen Komponenten für die Automobilindustrie. Noch vor fünf Jahren wurde die Firma im Automobilmarkt kaum wahrgenommen. Während die Industriebranche in den letzten Jahren jedoch nur durchschnittlich ca. 3 bis 4 % Wachstum pro Jahr verzeichnete, konnte Tyco Electronics jährlich um 16% zulegen. Das rasante Wachstum der letzten Jahre konnte nur durch massive Unternehmenszukäufe erreicht werden. Die Aufgabe war und ist dabei, die Integration der unterschiedlichen Unternehmen in eine gemeinsame, wendige Organisation, die auf die globalen Kundenanforderungen schnell und kostengünstig reagieren kann. Auf die passende Lösung hierfür stieß man bei einem der akquirierten Unternehmen: Der Geschäftsbereich Siemens Elektromechanische Komponenten setzte seit mehreren Jahren bereits Lotus Notes erfolgreich für schnellen Informationsaustausch und globale Workflows ein.

Kommunikation ohne Unterbrecher

Fusionen und Firmenkäufe bringen ihre eigenen Probleme mit sich. Ein großer Vorteil für Tyco war es, diese autonomen Gruppen in eine gemeinsame, global agierenden Gruppe zu transformieren, die auf weltweite Kundenanforderungen global vor Ort reagieren kann. Zur gleichen Zeit zwangen die massiven Forderungen der Automobilindustrie nach Kostensenkungen bei den Zulieferern Firmen wie Tyco Electronics, ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern und technisch weiterzuentwickeln

Das Tyco Management machte es sich nicht einfach, eine passende Lösung für alle bestehenden Anforderungen zu finden. Optimierung der unternehmensweiten Prozesse war eine der Hauptanforderungen. Jede Produktionsanlage und Niederlassung hatte seine eigenen inkompatiblen IT Systeme, die mit der Vorstellung eines umfassenden, globalen und elektronischen Kommunikationssystems kollidierten. Es war sehr schwierig, Zugang zu Informationen zu bekommen, die in der unflexiblen IT Infrastruktur abgelegt waren. Letztendlich wurde die gesamte Kommunikation innerhalb der Firma über Post und Fax abgewickelt. Übergeordnete innerbetriebliche Themen wurden in vierteljährlichen Statusmeetings diskutiert, die täglichen Themen wurden wegen Zeitmangels überhaupt nicht mehr diskutiert. Stefaan Vandevelde, Präsident der Relay Components, erklärt „Wir haben jahrelang nach einer Lösung gesucht. Wir suchten eine Plattform, die einfach in der Benutzung ist, aber auch ebenso einfach anzupassen ist.“

Das folgende erste Pilot Projekt startete mit ausgewählten Mitarbeitern des Produkt Management Teams in der Niederlassung Berlin. Ziel war es, den Informationsfluss und die Kooperation innerhalb des Teams zu verbessern. Eine der Pilotapplikationen war eine Kundendatenbank zur Verfolgung der Kundenkontaktdaten wie Meetings, Protokolle, Briefe, Faxe, Notizen etc.

Rapid Prototyping und Effizienz

Die K Consulting Group, ein langjähriger Lotus Premier Partner, erstellte eine umfassende Prozessanalyse innerhalb des Geschäftsablaufes und mögliche Verbesserungen durch Veränderung oder Straffung einzelner Vorgänge. Stefaan Vandevelde: „Wir waren sehr überrascht von der Geschwindigkeit der Entwicklungen. Der erste Prototyp war innerhalb weniger Wochen fertig und ging in Produktion.” Lotus Notes ist mittlerweile im gesamten Unternehmen ausgerollt als Grundlage für globale Workflow Unterstützung. Im Moment sind mehr als 100 Lotus Notes Applikationen im gesamten Unternehmen produktiv.

Mit drei Firmenhauptsitzen auf drei Kontinenten weltweit muss das Unternehmen einen Weg finden, die unterschiedlichen funktionellen Gruppen der Unternehmensteile, wie Kundenservice, Entwicklung und Qualitätsmanagement, zusammen zu bringen. Die Diskussionen in elektronischer Form erlauben es den Menschen ungeachtet ihres aktuellen Standortes oder Zeitzone teilzunehmen, wann immer es ihnen gefällt. Sie können Lotus Notes nutzen, um wichtige Dokumentationen zu verteilen, um mit diesen zu arbeiten, zu diskutieren und sie zu erweitern. Ein speziell für die Zeichnungsverwaltung entwickeltes Dokumentenmanagement System verwaltet die Bauzeichnungen aus den verschiedensten CAD Systemen und stellt Freigabe- und Prüfzyklen zur Verfügung. Als Ergebnis, so Stefaan Vandefelde, „können wir für Projekte die besten Spezialisten bei Tyco weltweit einsetzen, nicht in einem vor-Ort-Meeting, sondern mit Hilfe von Lotus Notes, um so neue Produkte zu entwerfen und zu diskutieren.”

Die Bürostunden der einzelnen Zeitzonen werden so weniger wichtig. Beendet zum Beispiel die Arbeitsgruppe in Berlin ihren Arbeitstag, wird die Arbeit zeitgleich vom amerikanischen Team aufgenommen. Am Ende deren Arbeitstages beginnt in Berlin ein neuer, so dass die Berliner Arbeitsgruppe das Projekt erneut übernehmen kann. Diese anknüpfende Projektarbeit erweist sich als großer Vorteil, da dadurch die Entwicklungszeiten um 50 % reduziert werden konnten. Alle Prozesse innerhalb des Entwicklungszeitraumes für Produkte, Werkzeuge und Maschinen wurden schneller.

Globale Serviceunterstützung für hohe Kundenansprüche

In der Automobil-Branche besteht seit geraumer Zeit der Trend zur Zusammenarbeit mit wenigen, weltweit vertretenen Zulieferern. Es ist daher für Tyco überlebenswichtig, den Kunden zu beweisen, dass die Abwicklung von Bestellungen und Service weltweit gewährleistet werden kann, egal wo der Kunde sich befindet. Zu diesem Zweck etabliert Tyco Produktionsstätten weltweit, alle mit einem just-in-time Konzept. Das Unternehmen hat seinen Kunden so erfolgreich bewiesen, dass es mit einer globalen Basis auf Anfragen und Probleme reagieren kann.>

Eine der wichtigsten und erfolgreichsten Applikationen für Tyco war die Behandlung von Kundenproblemen. Das Unternehmen hat verschiedene ad hoc Gruppen innerhalb des Unternehmens definiert, die mit speziellen Kundenproblemen betraut werden. Mit Hilfe von Lotus Notes kann jeder Teilnehmer in virtuellen Diskussionen die bisher gemachten Vorschläge überblicken und eigene Beiträge einstellen. Lösungen können jetzt innerhalb von 24 Stunden angeboten werden.

Workflow global

Eine zentrale Workflow-Applikation ist das Change Order System (COS). Hier werden alle Produkt- und Prozessänderungen innerhalb des Unternehmens gesteuert und dokumentiert. Regelmäßige Audits der Kunden aus der Automobil-Industrie überprüfen die Einhaltung der Standards, die die „Big three“ des Automobil-Baus zum Prozess des Part Submission Warrant vorgeben. Im sogenannten Production Part Approval Process (PPAP) werden alle Produkt- und Prozessänderungen bei Tyco auf Basis eines ISO 9000 Workflows dokumentiert. Über 300 Mitarbeiter aus den Bereichen Applikation, Qualitäts Management, Entwicklung und Fertigung arbeiten täglich mit diesem Werkzeug. Ein rollenbasiertes Konzept steuert die Workflows über fünf Kontinente und zehn Standorte hinweg. Zusätzlich schafft die Applikation Kostentransparenz, da jede Änderung mit entsprechenden Kosten genau verfolgt werden kann.

Genauso wichtig wie der Schwerpunkt Workflow Prozesse ist Lotus Notes als Container für Informationsverteilung. ISO 9000 Formulare, Stellenbeschreibungen oder auch Yellow Pages mit Skill Sets und Photographien der Mitarbeiter befinden sich auf Lotus Notes Basis, so dass die Informationen leicht zugänglich sind und noch einfacher zu aktualisieren. Das Telephonbuch zum Beispiel wurde bisher aktualisiert, gedruckt und an alle Mitarbeiter fünfmal im Jahr verteilt. Jetzt können die Kosten hierfür eingespart werden, da die Daten elektronisch gespeichert, aktualisiert und abgerufen werden. Aber nicht nur die formalisierte Information kann verteilt werden. Tyco hat verschiedene Wissensdatenbanken im Unternehmen aufgesetzt. Wie Vandevelde sagt: „Wir wissen, dass für jedes Problem in irgendeinem Kopf eines Mitarbeiters eine Lösung existiert.” Das ist die Idee hinter der „Lessons Learned” Datenbank, die allen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, Erfahrungen auszutauschen und voneinander zu lernen.

Diese Meldung stammt von Andrea Stickel / 18.06.2001

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