Monthly Archive for November, 2018

Kluger Toolset continued – Kalenderdramen

Es gibt da noch eine klitzekleine Kleinigkeit zum Thema Kluges Toolset. Generationen von Klugen Mitarbeitern arbeiten seit Jahrhunderten mit marktgängigen Kalender-Lösungen. Outlook, Lotus Notes, Google Apps. Alle bieten weitgehend nette Funktionalitäten mit Übersichten für mein persönliches Leben. In unserer aktuellen Umgebung mit Google Apps und MacOS bzw. iOS Frontend geben wir uns die Kalender gegenseitig frei, abonnieren Feiertagskalender oder lassen Geburtstage anzeigen. Alles prima. Keiner hat jemals über Drucken nachgedacht. Oder Jahreskalender im Listenformat.

Nun gibt es ja bekanntermaßen eine neue Personalsituation im Klugen Universum. Und plötzlich ist wieder das eingetreten, was man so fürchtet in der IT: Schattentools! Es gibt Mitarbeiter, die bauen sich Excel-Kalender für ihre Jahresübersicht. Händisch. Und die doppelte Pflege geht natürlich immer schief. 

Die Herausforderung: Eine führende Mitarbeiterin einer digitalen Reiseagentur will braucht eine einseitige Kalenderübersicht über das Jahr, in der sie die Termine beider geschäftsführender Gesellschafter nebeneinander in Monatsscheiben auf einer Seite sehen kann – und die man dann vielleicht in DIN A1 an die Wand nageln kann. Aber man kann es drehen und wenden wie man will: Aus Google Calendar ist das ebensowenig herauszuholen wie aus dem MacOS Kalender. Ich habe auch kein Tool gefunden, das mir eine solche Listenansicht liefert. 

Also, dear lazyweb, ist irgendwer da draußen, der mit ähnlichen “mission critical” Anforderungen zu kämpfen hat und eine Lösung für das Problem anbieten kann?

Kluger Business-Toolset

Es steht der Jahreswechsel an, und wir Klugen Konsorten hinterfragen nicht etwa Mindset oder Skillset, dafür aber unseren Software-Toolset. 

Grundprinzip soll bei uns sein: Cloud first. Alles muss aus der Steckdose kommen und auf allen mobilen Endgeräten laufen. Fangen wir an mit dem, was sich bewährt hat und einfach läuft:

 

Google Apps

Mail & Calendaring läuft alles über Google Apps. Gelegentlich Hangouts für Online Meetings. Läuft.

 

Dropbox Business

File-Sharing. Bis auf hypersensible Kundendaten ist da alles drin, jeder kann ran. Klappt super und reibungslos. Manchmal je nach Anforderung auch mal Google Drive, OneDrive oder Box. Aber am einfachsten und zuverlässigsten bei weitem immer noch Dropbox.

 

Slack

Interner Teamchat. Keine internen Mails mehr. Für Themenbereiche gibts Channels. Alles prima. Nahtlos auch für Kollaboration mit externen Partnern. Insbesondere wegen des simplen Switchen zwischen diversen Slack Umgebungen weit besser als Microsoft Teams, das einem beim berufsbedingten Hantieren mit verschiedensten Identitäten zum Irrsinn treibt.  

 

Harvest

Harvest regelt unsere Zeiterfassung. Super schlankes Tool. Alle Projekte mit Budgets werden dort bebucht. Übersichten, Warnungen bei bestimmten Schwellwerten (Budget-Überschreitung) etc. Simple iOS App, netter Mac OS Integration. Sehr schön. Hat sich auch bewährt.

 

Expensify

Reisekostenirrsinn. Wir reisen eigentlich ständig durch die Republik. Belege fallen ständig an. Belege fotografieren, texterkennen, oder simpel hinmailen – alles wird sauber zugeordnet. Expensify macht das Leben leichter und unserer Buchhaltung weniger Kopfschmerzen. 

Soweit läuft alles prima. Aber nun:

 

FiBu & Fakturierung aus der Steckdose?

Nun aber Finanzbuchhaltung und Fakturierung. Was bisher on premise läuft, wollen wir zum Jahresende ablösen. Seit Jahren nutzen wir Monkey Office als Buchhaltungssoftware und Fakturierung. Warum? Weil es einfach gut auf dem Mac implementiert ist. Allzu viel Auswahl gibt es da nicht. Das Thema lokale Installation, Datenbank-Synchronisation etc. will ich jetzt auch loswerden.

Also, liebe Gemeinde, was könnt Ihr empfehlen?

Einfachste Option aus unserer Sicht: Steuerberater hat ja eh DATEV und bekommt monatlich einen DATEV Export in CSV-Format, das würde ich gerne automatisieren. DATEV bietet mit DATEV Unternehmen Online eine Lösung, mit der wir direkt Daten erfassen und der Steuerberater gleich alles sieht. Klingt smart, scheint aber offenbar wirklich nur ein erweitertes Frontend zur Eingabe der Belegdaten zu sein. Fakturierung gibt es als Zusatzmodul. Könnte schlau sein, traue aber dem Braten nicht. Auswertungen gibts dann natürlich nur vom Steuerberater, klar, DATEV schützt seine Klientel.

Alternativ führt eine kurze Google Suche nach “Buchhaltung Cloud” zu einer großen Zahl von Anbietern wie Lexware oder SAGE, die auch eine DATEV Schnittstelle bieten und vermutlich noch ein paar mehr komfortable Funktionen. Aber ein Anruf bei einem ehrlichen Sales Menschen von Sage ergibt schon mal gleich: Irgendwann braucht man dann doch wieder einen Windows-Clients. 

So, und nun Ihr? Habt Ihr eine GmbH? Seid Ihr auch ein kleines, übersichtliches Team? Wollt Ihr auch von überall her flexibel Zugriff auf Eure Daten? Was habt Ihr im Einsatz für Fibu und Fakturierung?

Danke für Ideen und Erfahrungen!

Goodbye DriveNow

Liebe Elisabeth Strunkmann,

ich war jahrelang Euer treuer Kunde, ja, ich habe zig Leute zu Euch geschleppt. Auf unseren Digital Journeys durch Berlin lassen wir Auto- und andere Manager mittels DriveNow am eigenen Leib erleben, was Carsharing bedeutet.  So manch sinnloses Blech steht jetzt nicht mehr auf den Strassen in meiner Umgebung, weil Carsharing zumindest den Zehlendorfer Zweitwagen überflüssig macht.

2015 knipste uns Car2Go das Licht aus. Und ich war froh, dass es Euch gab.

Jetzt also das Ende unserer Freundschaft. Wie schade. Gefühlt war die Dichte der Fahrzeuge hoch in unserer Umgebung, es gab morgens kaum mehr Auswahl, abends waren viele da. Das deutet auf Nutzung auch bei uns hin. Aber anscheinend nicht genug für Euch.

Wer zuletzt lacht

Leonid Letzner spricht gerade in seinem Firmenfunk Podcast mit Gunther Dueck darüber, dass er sich ganz sicher keinen Verbrenner mehr holen wird. Und wir hatten das vor ein paar Jahren auch schon entschieden, als wir uns bei Tesla in die Schlange gestellt haben.

Heute dann in der Post, dass das Model 3 offenbar nun auch zum Anschauen nach Deutschland kommt, und Anfang 2019 ausgeliefert wird. Sieht so aus, als ob allen Unkenrufen zum Trotz Herr Musk auch in einem Zelt spaltmaßoptimierte Autos bauen kann, Gewinne erwirtschaftet und einigen das Lachen vergeht. 

Warum teuer oft preiswert ist

 

 
 
 
 
 
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Warum man einfach gute Sachen kaufen sollte: 10 Jahre alter #Rimowa macht schlapp. Rein in den Store. Neues Gestänge in 5 Minuten reingeschraubt ohne Diskussion. ?

Ein Beitrag geteilt von Alexander Kluge (@alecmcint) am