Es steht der Jahreswechsel an, und wir Klugen Konsorten hinterfragen nicht etwa Mindset oder Skillset, dafür aber unseren Software-Toolset.
Grundprinzip soll bei uns sein: Cloud first. Alles muss aus der Steckdose kommen und auf allen mobilen Endgeräten laufen. Fangen wir an mit dem, was sich bewährt hat und einfach läuft:
Google Apps
Mail & Calendaring läuft alles über Google Apps. Gelegentlich Hangouts für Online Meetings. Läuft.
Dropbox Business
File-Sharing. Bis auf hypersensible Kundendaten ist da alles drin, jeder kann ran. Klappt super und reibungslos. Manchmal je nach Anforderung auch mal Google Drive, OneDrive oder Box. Aber am einfachsten und zuverlässigsten bei weitem immer noch Dropbox.
Slack
Interner Teamchat. Keine internen Mails mehr. Für Themenbereiche gibts Channels. Alles prima. Nahtlos auch für Kollaboration mit externen Partnern. Insbesondere wegen des simplen Switchen zwischen diversen Slack Umgebungen weit besser als Microsoft Teams, das einem beim berufsbedingten Hantieren mit verschiedensten Identitäten zum Irrsinn treibt.
Harvest
Harvest regelt unsere Zeiterfassung. Super schlankes Tool. Alle Projekte mit Budgets werden dort bebucht. Übersichten, Warnungen bei bestimmten Schwellwerten (Budget-Überschreitung) etc. Simple iOS App, netter Mac OS Integration. Sehr schön. Hat sich auch bewährt.
Expensify
Reisekostenirrsinn. Wir reisen eigentlich ständig durch die Republik. Belege fallen ständig an. Belege fotografieren, texterkennen, oder simpel hinmailen – alles wird sauber zugeordnet. Expensify macht das Leben leichter und unserer Buchhaltung weniger Kopfschmerzen.
Soweit läuft alles prima. Aber nun:
FiBu & Fakturierung aus der Steckdose?
Nun aber Finanzbuchhaltung und Fakturierung. Was bisher on premise läuft, wollen wir zum Jahresende ablösen. Seit Jahren nutzen wir Monkey Office als Buchhaltungssoftware und Fakturierung. Warum? Weil es einfach gut auf dem Mac implementiert ist. Allzu viel Auswahl gibt es da nicht. Das Thema lokale Installation, Datenbank-Synchronisation etc. will ich jetzt auch loswerden.
Also, liebe Gemeinde, was könnt Ihr empfehlen?
Einfachste Option aus unserer Sicht: Steuerberater hat ja eh DATEV und bekommt monatlich einen DATEV Export in CSV-Format, das würde ich gerne automatisieren. DATEV bietet mit DATEV Unternehmen Online eine Lösung, mit der wir direkt Daten erfassen und der Steuerberater gleich alles sieht. Klingt smart, scheint aber offenbar wirklich nur ein erweitertes Frontend zur Eingabe der Belegdaten zu sein. Fakturierung gibt es als Zusatzmodul. Könnte schlau sein, traue aber dem Braten nicht. Auswertungen gibts dann natürlich nur vom Steuerberater, klar, DATEV schützt seine Klientel.
Alternativ führt eine kurze Google Suche nach „Buchhaltung Cloud“ zu einer großen Zahl von Anbietern wie Lexware oder SAGE, die auch eine DATEV Schnittstelle bieten und vermutlich noch ein paar mehr komfortable Funktionen. Aber ein Anruf bei einem ehrlichen Sales Menschen von Sage ergibt schon mal gleich: Irgendwann braucht man dann doch wieder einen Windows-Clients.
So, und nun Ihr? Habt Ihr eine GmbH? Seid Ihr auch ein kleines, übersichtliches Team? Wollt Ihr auch von überall her flexibel Zugriff auf Eure Daten? Was habt Ihr im Einsatz für Fibu und Fakturierung?
Danke für Ideen und Erfahrungen!
