Kluger Business-Toolset

Es steht der Jahreswechsel an, und wir Klugen Konsorten hinterfragen nicht etwa Mindset oder Skillset, dafür aber unseren Software-Toolset. 

Grundprinzip soll bei uns sein: Cloud first. Alles muss aus der Steckdose kommen und auf allen mobilen Endgeräten laufen. Fangen wir an mit dem, was sich bewährt hat und einfach läuft:

 

Google Apps

Mail & Calendaring läuft alles über Google Apps. Gelegentlich Hangouts für Online Meetings. Läuft.

 

Dropbox Business

File-Sharing. Bis auf hypersensible Kundendaten ist da alles drin, jeder kann ran. Klappt super und reibungslos. Manchmal je nach Anforderung auch mal Google Drive, OneDrive oder Box. Aber am einfachsten und zuverlässigsten bei weitem immer noch Dropbox.

 

Slack

Interner Teamchat. Keine internen Mails mehr. Für Themenbereiche gibts Channels. Alles prima. Nahtlos auch für Kollaboration mit externen Partnern. Insbesondere wegen des simplen Switchen zwischen diversen Slack Umgebungen weit besser als Microsoft Teams, das einem beim berufsbedingten Hantieren mit verschiedensten Identitäten zum Irrsinn treibt.  

 

Harvest

Harvest regelt unsere Zeiterfassung. Super schlankes Tool. Alle Projekte mit Budgets werden dort bebucht. Übersichten, Warnungen bei bestimmten Schwellwerten (Budget-Überschreitung) etc. Simple iOS App, netter Mac OS Integration. Sehr schön. Hat sich auch bewährt.

 

Expensify

Reisekostenirrsinn. Wir reisen eigentlich ständig durch die Republik. Belege fallen ständig an. Belege fotografieren, texterkennen, oder simpel hinmailen – alles wird sauber zugeordnet. Expensify macht das Leben leichter und unserer Buchhaltung weniger Kopfschmerzen. 

Soweit läuft alles prima. Aber nun:

 

FiBu & Fakturierung aus der Steckdose?

Nun aber Finanzbuchhaltung und Fakturierung. Was bisher on premise läuft, wollen wir zum Jahresende ablösen. Seit Jahren nutzen wir Monkey Office als Buchhaltungssoftware und Fakturierung. Warum? Weil es einfach gut auf dem Mac implementiert ist. Allzu viel Auswahl gibt es da nicht. Das Thema lokale Installation, Datenbank-Synchronisation etc. will ich jetzt auch loswerden.

Also, liebe Gemeinde, was könnt Ihr empfehlen?

Einfachste Option aus unserer Sicht: Steuerberater hat ja eh DATEV und bekommt monatlich einen DATEV Export in CSV-Format, das würde ich gerne automatisieren. DATEV bietet mit DATEV Unternehmen Online eine Lösung, mit der wir direkt Daten erfassen und der Steuerberater gleich alles sieht. Klingt smart, scheint aber offenbar wirklich nur ein erweitertes Frontend zur Eingabe der Belegdaten zu sein. Fakturierung gibt es als Zusatzmodul. Könnte schlau sein, traue aber dem Braten nicht. Auswertungen gibts dann natürlich nur vom Steuerberater, klar, DATEV schützt seine Klientel.

Alternativ führt eine kurze Google Suche nach “Buchhaltung Cloud” zu einer großen Zahl von Anbietern wie Lexware oder SAGE, die auch eine DATEV Schnittstelle bieten und vermutlich noch ein paar mehr komfortable Funktionen. Aber ein Anruf bei einem ehrlichen Sales Menschen von Sage ergibt schon mal gleich: Irgendwann braucht man dann doch wieder einen Windows-Clients. 

So, und nun Ihr? Habt Ihr eine GmbH? Seid Ihr auch ein kleines, übersichtliches Team? Wollt Ihr auch von überall her flexibel Zugriff auf Eure Daten? Was habt Ihr im Einsatz für Fibu und Fakturierung?

Danke für Ideen und Erfahrungen!

5 Responses to “Kluger Business-Toolset”


  • Würde mich auch interessieren

  • Hi Alex,

    ich nutze seit längerer Zeit SevDesk (https://blog.gebhardt.it/2016/05/09/sevdesk/).
    Die haben einen sehr guten Start hingelegt und dann eine zu lange Pause eingelegt in der ich schon fast weggehen wollte. Inzwischen haben sie aber wieder Fahrt aufgenommen und optimieren die Software schrittweise.

    Die Datev-Schnittstelle ist nicht vollkommen optimal (mein Steuerberater bucht lieber manuell, weil es schneller geht als mit den ggf. manuell nötigen Berichtigungen). Aber man hat alle Buchungen an einer Stelle und Belege und Buchungen sind mit einem Klick exportiert. Rechnungen werden ebenfalls hier erstellt. Ein- und ausgehende Zahlungen (automatischer Download von der Bank) werden gegengecheckt. Somit hat man schnell eine Übersicht über die offenen Buchungen und kann dem Steuerberater vollständige Belege zur Verfügung stellen.

    Ich habe viele Programme verglichen und festgestellt, dass Buchhaltung in der Cloud noch in den Kinderschuhen steckt. Gerade die großen Anbieter (Lexware & Co.) haben relativ wenig Funktionen bei der Konfiguration gehabt – zumindest vor zwei Jahren noch. Die Datev-Software habe ich noch nicht einmal als Testversion bekommen können. Und nachdem ich ein wenig in den Foren geblättert habe und eigentlich nur Negatives gefunden habe, war die auch durch.

    Wenn Du Fragen hast, Du hast ja meine Nummer 😉

    Viele Grüße
    Stefan

  • Hi Alex,

    ich bin absoluter Fan von lexoffice. Es ist einfach wunderbar. Rechnungen stellen, verbuchen, Einbindung Bankkonto, Umsatzsteuervoranmeldung macht das Ding (sofern man weiß, was man tut) von alleine. Eine zugehörige Scan-App fürs Smartphone scant Belege und übermittelt diese in die Anwendung. Es gibt zahlreiche Erweiterungen, auch einen invoice Fetcher, der Rechnungen aus online-Portalen (z. B. Mobilfunk) holt und bei lexoffice ablegt.

    Der Steuerberater bekommt einen Gastzugang und kann direkt draufschauen. CSV Exporte in sein Datev kann er bei Bedarf direkt selbst vornehmen. Falls er will, kann er auch alle Belege exportieren und bei sich importieren.

    Also ich würds nicht wieder hergeben wollen.

    Beste Grüße

    Georg

  • Danke Stefan und Georg! Habe mir einiges angeschaut, und bin tatsächlich gerade bei Lexware hängen geblieben. Wirklich cool gelöst, und der Steuerberater bekommt diverse Formate, wie er es will.

    @Stefan: Ja, Testversion von DATEV gibt es nicht, ist irgendwie technisch nicht möglich, also scheidet es aus. SevDesk schaue ich mir an, aber Lexware hat mir das ganze Leben gerade sehr einfach gemacht. Wir werden vermutlich jetzt mal einen Monat Parallelbetrieb machen und dann mal schauen.

  • Erste Tests mit Lexoffice waren wirklich vielversprechend. Aber jetzt tauchen dann doch eine Menge Dinge auf, die den Umstieg auf eine Cloud Lösung schwierig machen.

    Erstes Thema: Keine Erweiterung des Kontenrahmens. Friss SKR03 oder SKR04 oder stirb. Wir verwenden einige Unterkonten, zum Beispiel Verbindlichkeiten gg. Gesellschaftern bei zwei Gesellschaftern 0731 und 0732. Kann man nicht einrichten. 0730 und fertig.

    Spannend auch, dass an sich selbstverständliche Konten fehlen (4655 für nicht anzugsfähige Betriebsausgaben ist erst gar nicht vorhanden).

    Finde gerade den Beleg Scan, die App und all diese Dinge super charmant, aber mit dem starren Kontenschema wird die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater schwer.

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* Die Checkbox für die Zustimmung zur Speicherung ist nach DSGVO zwingend.

Ich stimme zu.




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