K Consulting Group nominiert für Beacon Award auf der Lotusphere 2002

K Consulting Group nominiert für Beacon Award auf der Lotusphere 2002

Orlando, 27. Januar 2002. Eine von der K Consulting Group im Auftrag eines weltweit führenden Halbleiterherstellers entwickelte Dokumentenmanagement-Lösung wurde heute Finalist in der Kategeorie „Knowledge Management“ bei der diesjährigen Beacon Award Verleihung.

Eines der wichtigsten Ereignisse auf der alljährlich in Orlando stattfindenden Lotusphere ist die Verleihung der prestigeträchtigen Beacon Awards. Die innovativsten Business Partner werden geehrt, herausragende technische Leistungen werden prämiert und hochrangige IBM Vertreter vergeben die Preise. Die Lotus Division der IBM vergibt seit 10 Jahren diesen Oscar der e-Collaboration-Industrie. Jedes Jahr werden hunderte von Nominierungen aus aller Welt eingereicht für Unternehmen, die auf Software-Entwicklung, Training, Beratung und Support spezialisiert sind und innovative Lösungen auf Basis der Lotus Produkte geschaffen haben.

Mit besondere Spannung wird insbesondere die Verleihung des Beacon Awards in der Kategorie „Knowledge Management“ erwartet, denn Knowledge Management ist die ureigenste Domäne der IBM Lotus Division. In dieser Kategorie werden Unternehmen ausgezeichnet, deren Lösung den Informationsaustausch innerhalb von Organisationen optimiert, Zusammenarbeit reibungslos möglich macht und die Geschäftsprozesse beschleunigt.

K Consulting Group wurde mit einer Lotus Domino basierten Dokumentenmanagement-Lösung in der Kategeorie „Knowledge Management“ Finalist. IBMs Lotus Division President Al Zollar würdigte die Leistungen der Business Partner, die aus knapp 500 eingereichten Bewerbungen aus aller Welt von einer Jury ausgewählt wurden. Die Lösung der K Consulting Group wurde dabei ausdrücklich herausgestellt: „This entrepreneurial company has developed a secure, reliable and robust web-based environment for a worldwide sales organization. It uses IBM Lotus Domino.Doc for managing, analyzing and storing high confidential contract data belonging to all customers worldwide in the best possible way“.

Die Herausforderung

Die prämierte Lösung wurde im Auftrag eines weltweit führenden deutschen Halbleiter-Produzenten entwickelt. Dieses Unternehmen hat sich frühzeitig für Lotus Notes als Plattform für Wissensmanagement und Workflow-Anwendungen entschieden. Als zentrale Dokumentenmanagement Plattform wurde nach eingehender Prüfung Lotus Domino.Doc ausgewählt. Als Pilotprojekt wurde das jetzt prämierte weltweite Vertragsmanagement ausgewählt.

Die Herausforderung bestand darin, das Vertragsmanagement des Unternehmens weltweit zu vereinheitlichen. Der Halbleiter-Produzent und seine Kunden arbeiten weltweit – aber Verträge werden häufig lokal verhandelt und besitzen unterschiedliche Gültigkeiten und Rahmenbedingungen. Die Verfolgung dieser Aktivitäten konnte bisher nur manuell vorgenommen werden. Verträge wurden aus aller Welt per Fax oder Briefpost an die Konzernzentrale gesendet, in der die Verträge ausgewertet wurden und deren Merkmale (Meta-Daten) in Tabellen manuell erfasst wurden. Die Verträge wiederum wurden eingescannt und verloren sich in einer Verzeichnisstruktur, völlig losgelöst von der in den Tabelle enthaltenen Meta-Daten. Eine Aktualisierung und zeitnahe Pflege der Daten war so nahezu unmöglich – ganz zu schweigen von einer sicheren und zuverlässigen Verteilung der Daten via Intranet.

Die Lösung: Domino.Doc

Die K Consulting Group entwickelte daher eine Contract Management Solution auf Basis von Lotus Domino.Doc 3.0. Diese Lösung ermöglicht es, vertrauliche Vertragsdaten in einer weltweit verteilten Umgebung allen Parteien über einen Web Browser zugänglich zu machen. Mit Hilfe der Contract Management Solution wird der gesamte Lebenszyklus eines Vertragsdokuments von der koorperativen Erstellung über Review und Freigabe bis hin zur Archivierung des Dokuments unterstützt.

Der traditionell papierbasierte Prozeß wird nun voll elektronisch abgebildet. Die Contract Management Solution ersetzt damit die papiergebundene Verteilung von Vertragsdokumenten via Hauspost, Bote oder Fax. Zudem stellt die auf Lotus Domino.Doc basierte Lösung Meta-Daten und Vertragsdokument, die bisher völlig unabhängig gespeichert und verwaltet wurden, in einen direkten Zusammenhang. Damit ist die Pflege der Daten und deren Auswertung insbesondere durch das intuitive User Interface leicht und erfordert keine Spezialkenntnisse.

Dem Entwicklungs-Projekt vorangegangen war eine intensive Analyse des Geschäftsprozesses. Der komplexe Prozeß der Vertragsverhandlung, der gemeinsamen Erstellung des Dokuments, der Review-Prozeß sowie die unterschriftsreife Freigabe des Vertrags mit den internationalen Kunden und deren Tochtergesellschaften in aller Welt wurde eine genauen Prüfung unterzogen. Dabei wurde auch bei der Prozeßbeschreibung besonderer Wert auf die Flexibilität gelegt, denn die Änderungen im Markt der Halbleiter können innerhalb kürzester Zeit dramatisch sein, sodaß der Prozeß flexibel sein muß – und damit auch das eingesetzte Tool flexibel an neue Gegebenheiten angepaßt werden muß

Only the fast will survive – schneller Wandel der Anforderungen im Halbleitermarkt

Insbesondere die zahlreichen M&A Prozesse in der Halbleiter-Branche und bei deren großen Kunden machen das Vertragsmanagement immer schwieriger. Die Vertragsaktivitäten für ein und den selben Kunden muß auf drei Kontinenten überwacht werden. Dabei wird besonders darauf geachtet, unterschiedliche Vertragsbedingungen bei den verschiedenen Vertragspartnern aus einem Haus und aus den Tochtergesellschaften zu vermeiden.

Aber nicht nur die Überwachung der komplexen Vertragsaktivitäten in einer schnell sich verändernden Umgebung ist überlebenswichtig. Auch der Erstellungs- und Freigabeprozeß muß entsprechend schnell vor sich gehen. Die Erstellungs- und Freigabezeiten müssen dramatisch verkürzt werden. Mit dem traditionell papierbasierten Prozeß eine schier unmögliche Aufgabe.

Durch die Einführung der Contract Management Solution auf Basis von Lotus Domino.Doc konnten die Durchlaufzeiten dramatisch reduziert werden, da keine Medienbrüche den Prozeß mehr behinderten. Alle Mitarbeiter sind unabhängig von Ort und Zeit in den Prozeß eingebunden und können damit den Prozeß extrem beschleunigen.

Nahtlose Integration papiergebundener Information

Vertragsdokumente sind nur gültig, wenn diese auch in unterzeichneter Form vorliegen. Papier kann also an dieser Stelle nicht vermieden werden. Durch den Einsaz von Lotus Xerox KnowledgeShare, einer Lösung, die Lotus Domino.Doc und die Scanner-Lösung von Xerox integriert, werden die Vertragsdokumente als PDF direkt vom Scanner in das Contract Mangament System übertragen.

Damit enthält das System die Meta-Daten, die originalen Text-Dateien sowie die eingescannten unterschriebenen Vertragsdokumente auf einen Blick.

Projektmanagement als Erfolgsfaktor

Ausschlaggebend für den Erfolg eines weltweiten Projekts ist die Zusammenstellung und Führung des multinationalen Projektteams. Schlüsselfaktoren sind dabei u.a die Einbindung aller beteiligten Mitarbeiter, die genaue Analyse der Prozesse und nicht zuletzt der erklärte Wille des Managements, die Prozesse da zu ändern, wo es notwendig ist und die neuen Prozesse aktiv mit zu implementieren. Ohne Top-Management Unterstützung ist ein derartiges Projekt zum scheitern verurteilt. Wie bei vielen IT Projekten muß insbesondere das Projektmanagement dem weit verbreiteten Glauben entgegentreten, daß das neue Tool auch die Frage des Prozesses löst. Ein IT Tool kann aber nur bereits abgestimmte Prozesse abbilden und unterstützen, organisatorische Unklarheiten kann es nicht lösen.

Die Herausforderungen konnten durch den Einsatz erfahrener Consultants der K Consulting Group und durch die Zusammenstellung des Projektteams gemeistert werden. Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Die Mitarbeiter schätzen die intuitive Arbeitsweise mit dem Tool und die Verfügbarkeit der Informationen an jedem Ort zu jeder Zeit.

„Durch den Einsatz von Domino.Doc können wir alle Versionen von Verträgen, die jeweiligen Änderungen und die entgültigen Versionen verfolgen. Jeder, der im Prozeß der Vertragsentstehung und Verhandlung beteiligt ist, kann sofort erkennen, wann der Vertrag geändert wurde, wer den Vertrag bearbeitet hat und wann dies geschehen ist“, sagt der verantwortliche IT Leiter.

Für die Zukunft sind eine Reihe weiterer Projekte geplant, die das Dokumentenmanagement und damit das Wissensmanagement optimieren werden. Die Plattform Lotus Domino.Doc und die Zusammenarbeit mit der K Consulting Group haben zu dem Erfolg beigetragen.